Lingkungan (Fisik) Sebuah Kantor

Dasar-dasar Penentuan Tempat sebuah kantor antara lain : Penerangan, Warna, Udara dan Bunyi/Suara.

Penerangan Kantor

Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor. Penerangan kantor yang optimal berguna untuk :

1. Meningkatkan produktivitas kerja.
2. Meningkatkan mutu kerja.
3. Mengurangi terjadinya kesalahan.
4. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata.
5. Mengurangi rasa lelah.
6. Meningkatkan semangat kerja pegawai.
7. Memberikan citra yang baik bagi perusahaan.

McShane (1997) menjelaskan, bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, antara lain :

1. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut.
2. Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya masa kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarang digunakan di kantor-kantor di Indonesia karena alasan kepraktisan.
3. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.
4. Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap.

Ada 5 (lima) sistem penerangan yang dapat digunakan dalam organisasi, antara lain:

1. Direct
   Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja. Sistem ini akan mengakibatkan munculnya silau dan banyangan karena hanya sedikit cahaya yang tersebar. Kecuali cahaya berada dekat satu sama lain, area kerja tidak akan mendapat cahaya yang sama.
2. Semi Direct
   Dengan pencahayaan semi direct 60-90%, cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas lalu dipantulkan kembali ke bawah. Sistem ini menghilangkan beberapa banyangan yang merupakan karakateristik sistem cahaya direct.
3. Indirect
   Sistem ini direkomendasikan untuk kebanyakan ruang kantor, karena cahaya yang disebarkan mengurangi bayangan dan silau yang ditimbulkan dari penerangan yang digunakan. Dengan sistem ini, 90 hingga 100% cahaya pertama diarahkan ke atas dan kemudian menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.
4. Semi Indirect
   Sistem ini akan mengarahkan 60-90% cahaya ke atas dan kemudioan dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja. Meskipun sistem ini dapat menghasilkan jumlah cahaya yang lebih dengan tingkat watt yang sama dengan indirect, bayangan, dan silau masih menjadi kendalai bagi sistem semiindirect.
5. General Diffuse
   Sistem ini mengarahkan 40 hingga 60% cahaya ke arah area kerja, dan sisanya diarahkan ke bawah. Meskipun sistem ini menghasilkan lebih banyak cahaya pada tingkat watt yang sama dengan semiindirect, cayangan dan silau juga lebih banyak daripada menggunakan semiindirect.

Pewarnaan Kantor

Warna merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna muda apabila ingin melakukan efisiensi dalam penerangan. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa atau perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh berlainan bagi setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan reaksi yang tidak sama terhadap warna-warna tertentu. Pengaruh umum warna dapat dijelaskan sebagai berikut :
Tabel Pengaruh Warna

Warna	Jarak	Temperatur	Efek Psikis
Putih	Netral	Dingin	Ketenangan
Biru	Jauh	Dingin/Sejuk	Keleluasaan, Ketentraman
Hijau	Jauh	Sangat Dingin / Netral	Menyenangkan
Merah	Dekat	Panas	Merangsang kegembiraan dan kegiatan kerja, tetapi bisa juga mengganggu.
Oranye	Sangat Dekat	Sangat Hangat	Merangsang
Kuning	Dekat	Hangat	Merangsang riang gembira, melenyapkan perasaan tertekan.
Coklat	Sangat Dekat	Netral	Merangsang
Ungu	Sangat Dekat	Dingin	Agresif
Hitam	Sangat Dekat	Panas (menyerap cahaya besar)	Agresif, menangkutkan, mengganggu, menolak.

Efek warna-warna diatas dipergunakan untuk penggunaan pada dinding kantor, langit-langit kantor, lantai, karpet, gordin jendela, dan perabotan kantor.

Udara

Udara dalam hal ini ditinjau dari; Suhu/temperatur, Kelembaban, Sirkulasi/ventilasi, dan Kebersihan.
Menurut Moekjizat (1995:144), Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhi, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan rata-rata 20% setelah diberi AC. Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas udaara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor, antara lain :

1. Meningkatkan produktivitas kerja.
2. Meningkatkan mutu kerja kantor.
3. Menjaga kesehatan pegawai.
4. Meningkatkan semangat kerja.
5. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.

Bunyi / Suara

Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Menurut Moekjizat (1995:144), pengaruh suara yang gaduh adalah :

1. Gangguan mental dan saraf pegawai.
2. Kesulitan mengadakan keonsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon dan ketidak hadiran yang lebih banyak.
3. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang.

Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain :

1. Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif.
2. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising
3. Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara.
4. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising