Manfaat dan Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang pabrik, yaitu:

1. Asas jarak terpendek
   Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarang yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
2. Asas rangkaian kerja
   Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderetan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaiakan pekerjaan hendaknya bergerak majum sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan
   Seluruh ruang yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tida ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, tetapi juga ruangan yang bertikal ke atas maupun ke bawah.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
   Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali.
5. Asas integrasi kegiatan
   Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam organisasi.
6. Asas keamanan dan kepusasan kerja bagi pegawai
   Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat berkerja secara aman, nyaman, dan puas.

Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena:

• Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
• Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.